Hoe gebruik ik validatie om invoer in cellen te beperken?
Gegevensvalidatie is een krachtige functie in spreadsheets waarmee je de invoer in cellen kunt beperken tot specifieke waarden of typen.
Dit helpt fouten te voorkomen, consistentie te waarborgen en de kwaliteit van je gegevens te verbeteren.
In dit artikel leer je hoe je validatie instelt in Excel en Google Spreadsheets, inclusief voorbeelden en geavanceerde toepassingen.
Gegevensvalidatie instellen in Excel
Basisvalidatie
- Selecteer de cellen:Klik en sleep om het bereik te markeren waarin je validatie wilt toepassen.
- Open het validatiemenu:Ga naar Gegevens > Gegevensvalidatie.
- Stel de validatiecriteria in:
Kies het type beperking:Geheel getal: Sta alleen hele getallen toe binnen een specifiek bereik.
Decimaal: Sta decimalen toe.
Lijst: Beperk invoer tot een vooraf gedefinieerde lijst.
Datum: Sta alleen datums binnen een bereik toe.
Tijd: Beperk invoer tot specifieke tijdstippen.
Aangepaste formule: Gebruik een formule om geavanceerde validatiecriteria te definiëren. - Voeg een waarschuwing of foutmelding toe (optioneel):Stel een foutmelding in om gebruikers te waarschuwen wanneer hun invoer ongeldig is.
- Klik op OK:De validatie wordt toegepast op het geselecteerde bereik.
Voorbeelden:
- Een lijst met opties maken:
=GEGEVENSVALIDATIE(Lijst; "Optie1, Optie2, Optie3") - Invoer beperken tot waarden groter dan 0:
Code kopiëren=A1>0
Gegevensvalidatie instellen in Google Spreadsheets
Basisvalidatie
- Selecteer de cellen:Markeer het bereik waarop je validatie wilt toepassen.
- Open het validatiemenu:Ga naar Gegevens > Validatie.
- Stel de validatiecriteria in:
Kies een van de volgende opties:Lijst met items: Typ handmatig een lijst met toegestane waarden.
Lijst uit bereik: Selecteer een bereik met toegestane waarden.
Getal: Beperk invoer tot getallen binnen een bereik.
Tekst: Controleer op specifieke tekstpatronen.
Aangepaste formule is: Gebruik een formule voor complexe validatie. - Voeg een foutmelding toe:Kies een waarschuwing of blokkeer ongeldige invoer.
- Klik op Opslaan:De validatie wordt toegepast.
Voorbeelden:
- Een lijst met items beperken:
=GEGEVENSVALIDATIE(Lijst; "Ja, Nee, Misschien") - Invoer beperken tot datums na vandaag:
=A1>TODAY()
Geavanceerde toepassingen
- Dynamische lijsten:
In Excel: Gebruik een gedefinieerde naam gekoppeld aan een bereik.
=INDIRECT("Opties") In Google Spreadsheets: Gebruik een bereik dat automatisch wordt bijgewerkt. - Afhankelijke dropdowns:
Maak dropdowns die afhangen van een eerdere selectie:
In Excel: Gebruik de INDIRECT-functie.
=INDIRECT(A1). In Google Spreadsheets: Combineer validatie met een dynamisch bereik. - Validatie met datumbereiken:
Sta alleen toekomstige datums toe:
=EN(A1>TODAY(); A1<TODAY()+30) - Validatie met tekstpatronen:
Gebruik formules om specifieke tekstpatronen te valideren:
=REGEXMATCH(A1; "^[A-Z]{3}\d{4}$"). Valideert bijvoorbeeld codes zoals "ABC1234". - Validatie combineren met opmaak:Voeg voorwaardelijke opmaak toe om visueel aan te geven welke cellen niet voldoen aan de validatiecriteria.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
- Verkeerde bereikselectie:Controleer of het bereik overeenkomt met de validatiecriteria.
- Complexe formules zonder testen:Test aangepaste validatieformules eerst in een afzonderlijke cel.
- Niet-informatieve foutmeldingen:Voeg duidelijke foutmeldingen toe om gebruikers te helpen begrijpen wat er mis is.
Kortom:
Gegevensvalidatie is een essentieel hulpmiddel om invoer in spreadsheets te beheren en te beperken.
Of je nu werkt in Excel of Google Spreadsheets, met de bovenstaande technieken kun je eenvoudig consistente en foutloze gegevensinvoer garanderen.
Experimenteer met de basisopties en geavanceerde toepassingen om je workflow te optimaliseren.
