Hoe bescherm ik mijn spreadsheet tegen ongewenste wijzigingen?
Bij het werken met gevoelige of gedeelde gegevens in een spreadsheet is het belangrijk om te voorkomen dat deze per ongeluk worden gewijzigd.
Excel en Google Spreadsheets bieden verschillende functies om cellen, werkbladen en werkmappen te beschermen.
In dit artikel leer je hoe je je spreadsheets kunt beveiligen tegen ongewenste aanpassingen.
Bescherming in Excel
Werkbladbeveiliging instellen
Selecteer de cellen die niet geblokkeerd moeten worden:Standaard zijn alle cellen in een werkblad vergrendeld zodra de beveiliging is ingeschakeld. Selecteer de cellen die bewerkbaar moeten blijven, klik met de rechtermuisknop en kies Celeigenschappen > Beveiliging > Geblokkeerd om het vinkje te verwijderen.
Beveilig het werkblad:Ga naar Controleren > Blad beveiligen. Stel opties in, zoals welke acties toegestaan zijn (bijvoorbeeld sorteren of filteren). Voer een wachtwoord in (optioneel) en klik op OK.
Werkmapbeveiliging instellen
Bescherm de structuur van de werkmap:Ga naar Controleren > Werkmap beveiligen > Structuur en vensters. Schakel bescherming in en voer een wachtwoord in.
Beperk toegang tot het hele bestand:Kies Bestand > Info > Werkmap beveiligen > Wachtwoord instellen. Voer een wachtwoord in om toegang tot het bestand te beperken.
Specifieke cellen beschermen
Gebruik gegevensvalidatie om invoer in cellen te beperken: Gegevens > Gegevensvalidatie. Stel criteria in, zoals alleen getallen of specifieke opties.
Bescherming in Google Spreadsheets
Werkbladen of cellen beveiligen
Selecteer het bereik:Markeer de cellen of het werkblad dat je wilt beschermen.
Beveilig het bereik: Ga naar Gegevens > Bescherming van bereik en blad. Klik op Bereik beschermen of Blad beschermen.
Toegang beheren:Stel in wie wijzigingen mag aanbrengen of beperk toegang tot specifieke gebruikers.
Het hele spreadsheet beschermen
Beperk gedeelde toegang: Klik op Delen rechtsboven in het scherm. Stel de toegangsrechten in op Alleen bekijken of Reageren.
Maak een kopie voor samenwerking: Als je wijzigingen door anderen wilt toestaan, deel een kopie van het bestand en behoud het origineel.
Waarschuwingen bij wijzigingen
Stel een waarschuwingsmelding in:In het beveiligingsmenu kun je gebruikers waarschuwen als ze een beschermd bereik proberen te wijzigen.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
Wachtwoorden vergeten: Noteer wachtwoorden veilig, aangezien Excel geen wachtwoorden kan herstellen.
Onjuiste beveiliging van werkbladen: Controleer of de juiste cellen bewerkbaar blijven voordat je beveiliging inschakelt.
Geen toegangslimieten instellen: In Google Spreadsheets kan iedereen met bewerkingsrechten wijzigingen aanbrengen. Beperk rechten zorgvuldig.
Geavanceerde toepassingen
Scriptbeveiliging (Google Spreadsheets): Gebruik Apps Script om aangepaste beveiligingsfuncties te implementeren, zoals het automatisch herstellen van wijzigingen.
Specifieke bewerkingen toestaan in Excel: Bij werkbladbeveiliging kun je acties zoals sorteren en filteren toestaan zonder het hele blad te ontgrendelen.
Audittrail inschakelen (Google Spreadsheets): Bekijk wijzigingen via Bestand > Versiegeschiedenis > Wijzigingen bekijken.
Gegevens versleutelen (Excel): Gebruik tools zoals BitLocker of wachtwoordbeveiliging voor extra beveiliging van gevoelige bestanden.
Kortom:
Het beschermen van je spreadsheet is essentieel bij het werken met gevoelige gegevens of gedeelde bestanden.
Of je nu Excel of Google Spreadsheets gebruikt, met de bovenstaande technieken kun je ongewenste wijzigingen voorkomen en de integriteit van je gegevens waarborgen.
Experimenteer met deze beveiligingsopties om je spreadsheets optimaal te beveiligen.
